همان‌طور که می‌دانید در حال حاضر استفاده از انواع مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب، در ادارات و سازمان‌های مختلف، افزایش قابل توجهی پیدا کرده است. دلیل این امر هم، این است که وجود این نوع از سیستم‌های کنترل‌کننده تردد، به افزایش بهره وری سازمان‌ها کمک می‌کند.
توجه به این نکته ضروری است که، نصب صحیح و راه اندازی دقیق این دسته از تجهیزات، به اندازه شناخت درست این سیستم‌ها در هنگام انتخاب و خرید آن‌ها، حائز اهمیت است.
بنابراین لازم است در زمینه نصب دستگاه حضور و غیاب خود، اطلاعات کافی داشته باشید. نصب دستگاه حضور و غیاب از دو جهت قابل بررسی است: استقرار و نصب فیزیکی و سخت افزاری این دستگاه‌ها و نصب و راه‌اندازی نرم‌افزاری این سیستم‌ها. لذا در این مقاله هر یک از این موارد به صورت جداگانه بررسی خواهند شد.
نحوه ی استقرار و نصب فیزیکی دستگاه حضور و غیاب به چه صورت است؟
مهم ترین نکات در خصوص نصب سیستم حضور و غیاب عبارتند از:
در نظر گرفتن مکان مناسب برای نصب دستگاه حضور و غیاب
در حال حاضر ضرورت استفاده از سیستم‌های حضور غیاب بر هیچ‌کس پوشیده نیست. اما یکی از نگرانی‌ها و دغدغه‌های مدیران پس از خرید این دسته از تجهیزات ثبت و کنترل تردد، نحوه نصب و استقرار آن‌ها در مکان مناسب است تا از این طریق، بهترین و بیشترین بازدهی را داشته باشند. این سیستم‌ها باید در جایی قرار بگیرند که نزدیک درب ورودی و در معرض دید کارکنان باشند.
در این صورت افراد و کارمندان اداره و یا شرکت به آن دسترسی مناسبی دارند. از طرف دیگر چنین سیستم‌هایی باید در نزدیکی پریز برق، نصب و راه‌اندازی شوند. در صورتی که دستگاه مورد نظر شما، تحت وب و آنلاین است باید در محل نود شبکه، نصب و راه‌اندازی گردد.
وجود نور کافی در محل نصب سیستم حضور غیاب
توجه به نور محیط، به ویژه در مورد سیستم‌های حضور و غیاب تشخیص چهره حائز اهمیت است. بنابراین اگر سیستم شما از این نوع است لازم است آن را در محلی نصب و بهره‌برداری کنید که نور کافی و متعادلی داشته باشد. چنین مکانی باید با کم‌ترین میزان تغییرات نوری همراه باشد تا دستگاه بتواند به طور دقیق، چهره افراد و کارکنان را شناسایی کند.
لذا یکی از موارد بسیار مهمی که در هنگام نصب این سیستم‌ها، باید در نظر داشته باشید این است که این نوع از سیستم‌های کنترل تردد را نباید در معرض نور مستقیم خورشید، لامپ و یا هالوژن‌های قوی نصب نمایید، چراکه در چنین شرایطی عملکرد این سیستم‌ها دچار اشکال و اختلال می‌گردد.
لازم به ذکر است که در حال حاضر سیستم‌هایی برای ثبت تردد ساخته شده‌اند که حساسیت بسیار بالایی نسبت به نور فضای باز دارند. برخی از این دستگاه‌ها، دارای دوربین‌هایی مجهز به مادون قرمز هستند که می‌تواند این امکان را به وجود آورد که دستگاه مورد نظر را بتوان در محیط‌های باز نیز مورد استفاده قرار داد. اما در هر حال توجه به نور محل نصب بسیار اهمیت دارد.
در نظر گرفتن ارتفاع مناسب جهت استقرار دستگاه حائز اهمیت است
لازم به ذکر است که در حال حاضر انواع مختلفی از دستگاه‌های حضور و غیاب، طراحی و تولید می‌شوند. این سیستم‌ها هم قابلیت نصب و راه اندازی بر روی دیوار و هم روی میز را دارند. برخی از این سیستم‌ها نیز قابلیت حمل و نقل به صورت پرتابل را دارند. اما در هر حال متداول ترین حالت نصب این سیستم‌ها، استقرار آن ها بر روی دیوار است و امنیت بسیار بیشتری هم دارد.
بنابراین در این روش، فاصله ی مناسب دستگاه از زمین امری مهم است که باید مورد توجه قرار گیرد. در حالت کلی می‌توان گفت نصب این نوع از سیستم‌های ثبت‌کننده تردد، در ارتفاع نامناسب ممکن است اختلالاتی را در روند ثبت ترددها ایجاد کند. در حالت کلی و استاندارد میزان ارتفاع دستگاه مورد نظر از سطح زمین، باید بین 1.15 تا 1.55 سانتی‌متر باشد.
مراحل نصب و راه اندازی نرم افزار دستگاه حضور و غیاب چیست؟
در ادامه با مراحل نصب و راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب آشنا میشویم:
1. راه اندازی اولیه نرم افزار
برای این منظور لازم است در ابتدا فایل نصب نرم‌افزار را در سیستم خود اجرا کرده و سپس مراحل را تکمیل نمایید. پس از نصب نرم افزار حضور و غیاب (attendance software) باید اطمینان حاصل کنید که دستگاه حضور و غیاب و سیستم کامپیوتری شما با یکدیگر اتصال برقرار کرده‌اند.
قبل از نصب نرم افزار، مشخصات سیستم کامپیوتری مورد نیاز را از شرکت ارائه دهنده بپرسید.
2. تهیه یک فایل اکسل از اطلاعات کارکنان
پس از راه اندازی اولیه نرم افزار لازم است یک فایل اکسل از اطلاعات کارکنان شرکت خود فراهم نمایید. انجام این کار از بروز اشتباه هنگام وارد کردن اطلاعات پرسنل، جلوگیری می کند. از طرفی، تهیه این فایل، سبب صرفه جویی در زمان مورد نیاز برای ثبت اطلاعات و ساده تر شدن این فرایند می شود.
3. نحوه ی وارد کردن اطلاعات کارکنان
در این مرحله لازم است تمامی داده های مربوط به کارکنان سازمان خود را درون نرم افزار وارد کنید. لازم است بدانید که این گام، یکی از مهمترین مراحل نصب دستگاه‌های حضور و غیاب است.
در صورتی که قصد داشته باشید یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را نصب و راه‌اندازی کنید لازم است پس از وارد کردن اطلاعات هر یک از کارکنان مجموعه خود، اثر انگشت آنان را نیز توسط اسکنر به ثبت برسانید و سپس آن اثر انگشت را نیز به نرم افزار منتقل نمایید.
4. روش تنظیم کردن شیفت‌ها و تایم‌های کاری در نرم افزار حضور غیاب
یکی دیگر از مراحل لازم برای نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب، تنظیم شیفت و یا شیفت بندی آن است. برای دستیابی به این منظور لازم است به نرم‌افزار وارد شوید و در بخش اطلاعات کاربران، کارمند مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از این کار می‌توانید ساعت ورود و خروج، ساعت‌های کاری، اضافه‌کاری‌ها و… را تنظیم نمایید. در تنظیم این شیفت‌ها هم چنین می‌توانید ساعاتی را برای استراحت کردن کارکنان و یا نماز و ناهار آن ها نیز در نظر بگیرید.
کلام آخر
در این مقاله سعی شد راهنمای جامعی از نصب دستگاه حضور و غیاب ارائه شود. همان‌طور که گفته شد نصب این سیستم‌ها از دو جهت استقرار و نصب فیزیکی، و راه اندازی نرم افزاری قابل بررسی است.
در هنگام نصب فیزیکی این سیستم‌ها لازم است به مواردی از قبیل: در نظر گرفتن مکان مناسب، نور کافی، ارتفاع لازم و … توجه داشته باشید و نیز در راه اندازی نرم افزاری نیز باید چند گام را طی کنید تا سیستم شما آماده بهره برداری شود.
یک پاسخ
یادمان باشد پس از انتخاب و خرید سیستم ورود و خروج، مهمترین فاکتور نحوه راه اندازی و نصب دستگاه حضور غیاب است، چرا که اشتباه در این مرحله و انجام توسط افراد کم تجربه یا بی تجربه، ممکن است باعث آسیب دستگاه، عدم بهره وری صحیح از سامانه تردد انتخابی و درنهایت هدر رفت هزینه و زمان شود.