امروزه استفاده از فناوری‌های نوین در شرکت‌ها و سازمان‌ها اموری مثل حضور و غیاب و کنترل تردد را بسیار دقیق و عاری از هرگونه خطا و تقلب ارائه می کند. در این مقاله قصد داریم به نکات مهم در خصوص نرم‌افزار حضور غیاب بپردازیم.
درباره ی نرم‌افزار حضور و غیاب چه می دانید؟
در گذشته های نه چندان دور حضور و غیاب در سازمان ها به صورت دستی انجام می گرفت و اپراتورها نیز بر همین اساس اطلاعات را به صورت دستی وارد دفاتر حسابداری کرده و حقوق و دستمزد را بر همین اساس محاسبه می کردند. اما نرم‌افزار حضور و غیاب چنین فرآیند دستی را به یک سیستم مکانیزه و آنلاین با سرعت و عملکرد بهتر تبدیل کرده است.
نرم‌افزار حضوروغیاب چه کاربردهایی دارد؟
نرم‌افزار حضور و غیاب در واقع وسیله ای برای دریافت اطلاعات ثبت شده توسط دستگاه‌های حضور و غیاب است. مدیریت اطلاعات مهمترین کاربرد نرم‌افزارهای حضور و غیاب است که به واسطه شخصی‌سازی از جمله تعریف شیفت کاری مطابق با نیاز سازمان در هر مجموعه یا تعریف اضافه کار و کثر کار و تأخیرها و تعجیل‌ها انجام می‌گیرد.
بنابراین نرم‌افزار حضور و غیاب تنها راه برای مدیریت داده‌های دستگاه‌های حضور و غیاب است که به منظور ثبت و کنترل تردد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. معمولا نرم‌افزارهای حضور و غیاب در دسترس هستند و به دلیل آنلاین بودن امکان استفاده و کنترل 24 ساعته آن وجود دارد.
بنابراین می توان بدون تعطیلی و به صورت شبانه روزی زمان ورود و خروج پرنسل را ثبت و کنترل کرد.استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب همراه با سیستم‌های مربوطه می‌تواند بهترین انتخاب برای ثبت و کنترل تردد کارکنان یک مجموعه باشد.
چنین نرم‌افزارهایی را می‌توان در همه محیط های سازمانی و اداری از جمله اداره جات دولتی، خصوصی، مجموعه های بزرگ و کوچک صنعتی و آزمایشگاه‌های پزشکی بدون در نظر گرفتن تعداد پرسنل استفاده کرد.
بهترین نرم‌افزار حضور غیاب کدام است؟
نرم‌افزار حضور و غیاب را می توان بر اساس ویژگی‌های مختلفی انتخاب کرد، بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب نرم‌افزاری است که دارای ویژگی‌های زیر باشد:
– کاربر پسند باشد.
– رابط کاربری ساده‌ای داشته باشد.
– امکان بومی‌سازی بر اساس نیازهای هر منطقه را داشته باشد.
– گزارشات متنوعی را در اختیار کاربر قرار دهد.
– کمترین میزان خطا را داشته باشد.
– دارای پشتیبانی مناسب و در دسترس باشد.
– تولید کننده خدمات مناسب مرتبط با نرم‌افزار را در اختیار مشتری قرار دهد.
– امکان توسعه و گسترش آن نیز وجود داشته باشد.
– سرعت و امنیت بالا داشته باشد.
4 نوع نرم‌افزار حضور و غیاب کدام اند؟
نرم‌افزارهای حضور و غیاب در انواع مختلف تولید می‌شوند. این زیرشاخه‌ها عبارتند از:
- تحت وب
متداول ترین و پیشرفته ترین برنامه حضور و غیاب نرم‌افزار تحت وب است چنین برنامه‌هایی نیاز به نصب در سیستم ندارند و تنها با در اختیار داشتن یک سیستم کامپیوتری متصل به اینترنت می‌توانید از آنها استفاده کنید. استفاده از حافظه بدون محدودیت، دسترسی همزمان چندین کاربر مطابق با تعریف دستگاه حضور و غیابی که از آن استفاده می‌شود و ثبت اطلاعات با ایمنی بالا تنها بخشی از مزایای نرم‌افزارهای تحت وب است.
2. تحت ویندوز
همانطور که از نامش پیدا است این نوع نرم‌افزار باید روی سیستم کامپیوتری نصب شود و استفاده آفلاین از آن نیز امکان پذیر است. چنین نرم‌افزاری امکانات بیشتر مدیریتی و کنترلی را به کاربر ارائه می‌کند.
3. آنلاین
نمونه ای از این نرم افزارها، نرم افزارهای حضور و غیاب ای است که بر روی گوشی های همراه نصب می شوند، دسترسی به آن ها از طریق اینترنت امکان پذیر بوده و نیازی به دستگاه حضور و غیاب ندارند و تنها از طریق اپلیکیشن می توان فرایند حضوروغیاب را انجام داد.
4. ابری
چنین نرم‌افزاری با ایجاد فضای ابری در نرم‌افزارهای آنلاین باعث کاهش ترافیک شبکه شده و اطلاعات را به شکل موثری ذخیره می‌سازد. در واقع فرد وقتی این نرم افزار را تهیه می کند نیازی به تهیه سیستم و یا سرور جدا نداشته بلکه سرور این برنامه توسط ارائه دهنده ی آن تامین خواهد شد.
مطلب پیشنهادی : نحوه انتخاب صحیح نرم افزار حضور و غیاب چگونه است؟
عوامل موثر در قیمت نرم‌افزار حضور غیاب چیست؟
عوامل موثر بر قیمت نرم‌افزارهای حضور و غیاب شامل امکاناتی که نرم‌افزار به کاربر ارائه می کند و نحوه عملکرد آن از جمله سرعت آن، می شود.
معمولا چگونگی کارایی نرم‌افزار و امکاناتی که ارائه می دهد در قیمت گذاری آن تأثیرگذار هستند، به طور مثال عواملی مثل محدودیت تعداد پرسنل، تعداد دفعات نصب، گزارشات قابل ارائه، قابلیت یکپارچگی و ادغام با سایر نرم‌افزارهای سازمانی از جمله حقوق و دستمزد و نرم‌افزار CRM. قیمت نرم افزار با توجه به قابلیت‌ها و امکانات آن متغیر خواهد بود.
هزینه نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار حضور و غیاب چگونه تعیین می شود؟
هزینه نصب و راه اندازی نرم‌افزارهای حضور و غیاب به نوع برنامه بستگی دارد. البته مسائل دیگری چون نوع نصب و راه‌اندازی برنامه که به صورت ریموت یا با اعزام کارشناس به محل برای نصب و راه‌اندازی باشد نیز، در قیمت تأثیرگذار است.
معمولا با خرید دستگاه‌های حضور و غیاب، بسته به شرکت ارائه دهنده، نصب و راه اندازی نرم‌افزارها و برنامه‌های حضور و غیاب به صورت رایگان به مشتری ارائه می‌شود.
قیمت اموزش و پشتیبانی نرم‌افزار چقدر است؟
امکان پشتیبانی و آموزش نرم‌افزار تا یک سال بعد از خرید به صورت رایگان به مشتری ارائه می‌شود و از سال دوم با توجه به عقد قرارداد جدید پشتیبانی، با دریافت هزینه‌هایی همراه خواهد بود.
منظور از نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان چیست؟
نرم‌افزار حضور غیاب رایگان عموما با خرید دستگاه‌های حضور و غیاب در اختیار مشتری قرار می گیرند. اغلب این نرم‌افزارهای با کارایی و عملکرد محدود و تعریف شده‌ای همراه هستند و کاربر برای بهره مندی از تمام امکانات نرم‌افزار پرمیوم ناچار به پرداخت هزینه‌هایی خواهد بود.
سخن پایانی
استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی از جمله نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین می‌تواند بررسی و کنترل امور مربوط به پرسنل مثل ساعات ورود و خروج، کنترل رفت و آمد، محاسبه میزان ساعات کار، اضافه کاری، شیفت‌های کاری، مرخصی‌ها و غیبت‌ها را به شکل چشمگیری ساده‌تر و مدیریت آن ها را آسان‌تر نماید.
