نحوه انتخاب صحیح نرم افزار حضور و غیاب

در این مقاله خواهید آموخت

تعریف نرم افزار حضور و غیاب و نحوه انتخاب صحیح یک نرم افزار مناسب:

نرم افزار حضور و غیاب یا (Attendance software)، نرم افزاری است که در آن ابتدا شما کلیه قوانین و روال های اداری (شیفت، ساعت کار و تعطیلات) مجموعه خود را در آن تعریف می نمایید. سپس می توانید با دریافت داده های مربوط به تردد کارکنان (اطلاعات ورود و خروج) از دستگاه حضور و غیاب، گزارشات مختلفی نظیر موارد زیر را در اختیار داشته باشید.

نرم افزار حضور و غیاب

  • میزان کارکرد هر یک از پرسنل (روزانه – ماهانه)
  • اضافه کاری و کسرکار
  • مرخص ساعتی و ماهانه
  • ماموریت ساعتی و ماهانه
  • میزان مانده مرخصی
  • میزان تاخیر یا تعجیل
  • مقدار دقیق حضور کارکنان در مجموعه بر اساس دقیقه

در انتخاب و خرید نرم افزار حضور و غیاب عوامل بسیاری تاثر گذار هستند برخی از این عوامل به شرح زیر است.

  • تعداد پرسنل مجموعه
  • زمان بندی و نوع تردد کاربران (نوع تردد، تعداد شیفت های کاری و انواع مرخصی و ماموریت موجود در قوانین اداری مجموعه)
  • امکانات مورد نیاز در حوزه گزارشات (از قبیل گزارش اضافه کاری، کسرکار، تاخیر ورود، مانده مرخصی و ……)
  • بودجه در نظر گرفته شده برای این کار
  • تعداد دستگاه های حضور و غیاب

سوالات متداول (FAQ):

در ادامه به بررسی برخی از سوالاتی که ممکن است در مورد نرم افزار حضور غیاب داشته باشید، میپردازیم:

  • چگونه تعداد نفرات در نرم افزار حضور غیاب تاثیر می گذارد؟

در حقیقت نرم افزار های حضور و غیاب به دو دسته سازمانی و معمولی تقسیم میشود که این دلیل نامگذاری بواسطه تعداد افراد و گستردگی قوانین اداری مجموعه می باشد

اصولا نرم افزار های نرمال برای مجموعه های کوچک تر با همان قوانین استاندارد قانون کار بوده و نرم افزار های سازمانی به نسبت نیاز های خاص آن سازمان تغییر کرده و شخصی سازی میگردد.

  • حدود قیمت نرم افزارهای حضور و غیاب چقدر است؟

در حقیقت این سوال پاسخ مشخص ندارد چرا که ابتدایی ترین نرم افزار های حضور و غیاب که برای یک مجموعه کوچک(زیر 30 نفر) با ساعت کاری اداری نرمال (8 تا 16) ارائه میگردد غالبا رایگان می باشد و همراه با دستگاه حضور و غیاب به شما ارائه میگردد ولی هرچه این تنوع و تعداد بالاتر برود به مراتب قیمت نرم افزار از حدود چند صد هزار تومان تا چند میلون تومان بالا میرود ولی در خصوص نرم افزار های سازمانی این عدد هیچ محدودیتی ندارد.

  • نرم افزار حضور و غیاب آنلاین چیست؟

در حقیقت همان نرم افزار های تحت وب می باشند به این صورت که نرم افزار شما بجای اینکه از کامپیوتر یا سرور شما برای محل قرار گیری اطلاعات استفاده کند از فضای وب (فضای اینترنت یا کلود) می باشد.

  • چه برندهایی در نرم افزارهای حضور و غیاب بهتر هستند؟

اصولا نرم افزار های حضور و غیاب از لحاظ ساختار و قواعد یکی هستند و شما می بایست به دو نکته توجه کنید. یک اینکه با محیط کاربری نرم افزار راحت باشید (اصولا میتوانید قبل از خرید محیط نرم افزار را ببینید (به صورت دمو و یا کاتالوگ ها و فیلم های نرم افزار) و دوم اینکه خدمات پشتیبانی خوبی به شما ارائه شود. (در این خصوص تنها توصیه به شما این هست که با مشتریان قدیم این برند ها صحبت کنید).

  • آیا نرم افزارهای حضور و غیاب، حقوق و دستمزد را حساب میکنند؟

امکان محاسبات حقوق و دستمزد جزئی از قابلیت های پیش فرض نرم افزارهای حضور و غیاب نمی باشد و این امکان در اکثر مواقع به درخواست شما و با پرداخت هزینه به نرم افزار حضور  غیاب شما اضافه میگردد.

  • آیا آمکان ارتقا نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟

بله، اکثر شرکت های ارائه دهنده نرم افزار حضور غیاب سطوح متفاوتی از این نرم افزار را با امکانات مختلف ارائه میدهند که شما میتوانید نرم افزارتان را مطابق با نیاز مجموعه، به سطوح بالاتر ارتقا دهید.

  • مدت زمان اعتبار لایسنس نرم افزار چقدر است؟

در حالت کلی، لایسنس های ارائه شده برای نرم افزارهای حضور غیاب، بدون محدودیت هستند، معمولا شرکت های ارائه دهنده سیستم حضور و غیاب، به مدت یکسال، نرم افزار را پشتیبانی میکنند و بعد از اتمام دوره یکساله، در صورت تمایل کارفرما، برای ارائه خدمات پشتیبانی نرم افزار، هزینه دریافت میکنند. (پرداخت هزینه و تمدید قرارداد پشتیبانی سالانه، در صورتی که کارفرما بر عملکرد نرم افزار حضور غیاب مسلط باشد و به خدمات پشتیبانی نیاز نداشته باشد، اجباری نیست!).

  • آیا الزامی برای تهیه دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار از یک شرکت وجود دارد؟

خیر، به جز تعداد محدودی از شرکت های داخلی، که نرم افزار و دستگاه انحصاری خود را ارائه میدهند، ما بقی شرکت های فعال در زمینه حضور و غیاب، حقوق کاربر را محترم شمرده و محدودیتی در این خصوص قائل نشده اند. به عبارتی ممکن است شما دستگاه حضور و غیاب را از قبل و از شرکتی دیگر تهیه کرده باشید و در حال حاضر، صرفا تمایل به تغییر نرم افزار داشته باشید، در این صورت باید سراغ مجموعه هایی بروید که امکان ارتباط نرم افزارشان را محدود به سخت افزار نکرده اند!!

  • در صورت تغییر نرم افزار، امکان انتقال اطلاعات از سیستم قبلی به نرم افزار جدید وجود دارد؟

بله، این یک فرایند نرم افزاری است که برخی شرکت ها، با دریافت هزینه، انتقال اطلاعات کاربران و اطلاعات تردد را از دیتابیس نرم افزار قدیمی، به نرم افزار حضور و غیاب جدید را انجام میدهند.

  • در صورتی که دستگاه حضور و غیاب قدیمی، امکان ارتباط از طریق شبکه را نداشته باشد، برای انتقال اطلاعات چه باید کرد؟

در صورتی که دستگاه حضور و غیاب قدیمی شما، مجهز به پورت usb باشد، امکان انتقال اطلاعات تردد از طریق فلش به نرم افزار حضور غیاب جدید وجود دارد.

امتیازدهی به این محصول
در حال ارسال
نظرات کاربر
2.5 (2 رای)
به بالا بروید