یکی از پراستفاده‌ترین سیستم‌هایی است که امروزه در مجموعه‌های گوناگون اداری، تجاری و… استفاده می‌شود. با کمک این سیستم می‌توان زمان حضور و غیاب تعداد زیادی از کارکنان یک مجموعه را به صورت کاملا اتوماتیک ثبت و نتایج مربوطه را به شکل‌های مختلف دریافت کرد. در این مقاله به بررسی اهمیت سیستم حضور و غیاب، مزایای آن و همچنین انواع سیستم حضور و غیاب پرداخته ایم. با ما همراه باشید.
سیستم حضور و غیاب چیست؟
سیستم حضور و غیاب یکی از بهترین راهکارهایی است که برای ثبت زمان تردد افراد داخل یک محیط استفاده می‌شود. این محیط می‌تواند یک موسسه یا سازمان، اداره دولتی، باشگاه ورزشی یا هر مورد دیگری باشد. درواقع سیستم حضور و غیاب به شما کمک می‌کند حضور و غیاب کارکنان و افراد داخل یک مجموعه را به صورت اتوماتیک و بدون دخالت نیروی انسانی ثبت و به کمک آن بتوانید عملکرد آن‌ها را بهتر ارزشیابی و بررسی کنید.
اگر شما هم جزو کسانی باشید که مدیریت یک مجموعه را در دست دارید، حتما این نکته را می‌دانید که ثبت حضور و غیاب به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود که هر کدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار می‌باشد. برای مثال شیوه قدیمی حضور و غیاب، ثبت آن بر روی برگه مخصوصی بود که مشکلات زیادی را به همراه داشت. برخی از مجموعه‌ها نیز از طریق ثبت در دفاتر مخصوص این کار، به بررسی حضور و غیاب افراد یک مجموعه می‌پرداختند.
این روش‌ها همگی دستی و انسانی بوده و از این رو احتمال خطا در آن‌ها وجود داشت. بنابراین با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌هایی تولید شد که به صورت اتوماتیک حضور و غیاب افراد را ثبت می‌کرد. این دستگاه امروزه سیستم حضور و غیاب نام داشته و ما قصد داریم در این مطلب راهنمای خرید آن را بررسی و مزایای این سیستم را معرفی نماییم. با ما همراه باشید.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟
- امکان صرفه جویی در هزینه‌های سازمانی با ثبت دقیق عملکرد کارکنان
- افزایش راندمان کاری در میان پرسنل با ثبت دقیق میزان حضور و کار
- قابلیت گردآوری انواع گزارش‌های مربوط به مدیریت به واسطه اطلاعات دریافتی از دستگاه حضور و غیاب
- پیشگیری از هرگونه تخلف در ثبت زمان ورود و خروج به محیط
- کاهش ۱۰۰ درصدی اشتباهاتی که از ثبت حضور و غیاب به کمک نیروی انسانی رخ می‌دهد
- ایجاد احساس اعتماد بیشتر بین مدیران و پرسنل سازمان
- قابلیت محاسبه دقیق حقوق و اضافه کاری ماهانه پرسنل به واسطه ثبت دقیق میزان حضور آن‌ها در شرکت
- قابلیت نگهداری همیشگی اطلاعات ورود و خروج کارکنان در سیستم و استخراج آن‌ها در صورت نیاز
- قابلیت ثبت و تعریف شرایط و ویژگی‌های مختلفی مثل اضافه کاری، مرخصی و غیره به سیستم حضور و غیاب هوشمند
- و ده‌ها مزیت دیگر که در هنگام استفاده از این دستگاه با آن آشنا خواهید شد.
اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب در ادارات
امروزه از سیستم حضور و غیاب به عنوان یکی از مهم‌ترین سیستم‌های لازم برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها و ادارات یاد می‌شود. ما به دلایل زیر معتقدیم خرید دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه لازم و ضروری است.
1. پیچیدگی ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان
هنگامی که بحث استفاده از سیستم حضور و غیاب مطرح می‌شود، این سوال برای بسیاری از کارفرمایان ایجاد می‌شود که آیا این سیستم برای فضایی که من مدیریت آن را برعهده دارم لازم است یا خیر؟ در جواب این دوستان می‌توان گفت که به دلیل پیچیدگی ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان به یک اداره، لازم است تا از یک سیستم حضور و غیاب هوشمند برای ثبت تردد کارکنان استفاده کنید. کارفرمایانی که عملکرد پرسنل برایشان مهم است، بایستی از این سیستم به‌عنوان یکی از الزامات اداره‌شان استفاده کنند.
2. استناد برخی شرکت‌های بیمه به زمان حضور کارکنان در اداره
جالب است بدانید حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای در ایران نیز برای تعیین حق بیمه کارکنان از داده‌های به دست آمده سیستم‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند. از آن جایی که این سیستم‌ها به شما این امکان را می‌دهد تا ساعت کاری کارکنان را به‌صورت دقیق محاسبه کنید، بنابراین می‌تونید با توجه به اینکه کارکنان‌تان چقدر کار کرده اند، به محاسبه دقیق دستمزد آن‌ها پرداخته و زمان کاری و اضافه‌کاری‌شان را مشخص کنید.
3. اشراف اطلاعاتی کامل بر عملکرد کارکنان
اگر به‌عنوان یک صاحب سازمان یا کسب و کار به انجام فعالیت‌های مختلف می‌پردازید، حتما با تعداد زیادی کارمند روبرو هستید که هر یک از آن‌ها کار مخصوص به خود را انجام می‌دهند. شما به عنوان مدیر یک مجموعه باید بدانید که کارکنان‌تان چگونه کار می‌کنند و چه زمانی در محل کار خود حضور داشته و چه زمانی از محل کار خارج می‌شوند.
سیستم حضور و غیاب تمام این اطلاعات را به صورت دقیق و قابل فهم به شما ارائه کرده و باعث می‌شود پیگیر کارکنان‌تان باشید. در این شرایط خواهید توانست تعهد کاری و وضعیت دقیق فعالیت کارکنان خود را سنجیده و سیاست‌های کاری مختلف را برای ارتقاء آن‌ها پیاده‌سازی کنید.
ملاک‌های انتخاب دستگاه مناسب کدام است؟
برای موفقیت حداکثری در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب، بایستی یک سری موارد را در نظر داشته باشید. رعایت این موارد باعث می‌شود دستگاهی را برای شرکت و سازمان خود انتخاب کنید که تمام نیازهای شما را برطرف کرده و می‌تواند برایتان مثمر ثمر واقع شود.
1. تعیین شیوه تشخیص به صورت اختصاصی
با توجه به نوع فعالیتی که هر سازمان و مجموعه دارد، شیوه تعیین زمان ورود و خروج و همچنین تشخیص هویت کارکنان بایستی قابل تنظیم باشد. مواردی مثل تعداد کارکنان، وقفه‌های اداری، مرخصی‌های ماهانه و… همگی باید در دستگاه حضور و غیاب قابلیت تنظیم و شخصی‌سازی داشته باشید.
2. امکان کار با باتری
اغلب دستگاه‌های هوشمندی که در یک مجموعه به کار گرفته می‌شوند از نیروی برق به عنوان منبع استفاده می‌کنند. از این رو در مواقعی که به هر دلیل برق مجموعه قطع شود، این دستگاه‌ها نیز از کار افتاده و عملکرد سازمان را با اختلال روبرو می‌کنند. یک دستگاه حضور و غیاب خوب دستگاهی است که قابلیت کار کردن با باتری را هم داشته باشد تا در مواقع یاد شده متوقف نشده و همچنان بتواند به ثبت حضور و غیاب کارکنان بپردازد.
3. سهولت کار با سیستم
یکی دیگر از ویژگی‌های یک دستگاه خوب حضور و غیاب، سهولت کار با منو‌ها و تنظیمات آن است. به طوری که مدیر مجموعه بتواند به سادگی تنظیمات و تغییرات دلخواه خود را پیاده‌سازی نماید. از این رو اگر قصد خریداری و استفاده از یک سیستم حضور و غیاب را دارید، حتما توجه داشته باشید تا یک متخصص و راهنما پیش از راه اندازی این سیستم به شما آموزش‌های لازم را بدهد.
4. ظرفیت تشخیص هویت بالا
تعداد کارکنان یک مجموعه با گستردگی کار آن رابطه مستقیم دارد. یعنی هرچقدر فعالیت‌های یک مجموعه بیشتر شود، تعداد کارکنان آن نیز بیشتر می‌شود. بنابراین طبیعی است سیستم حضور و غیابی که در سازمان استفاده می‌شود بایستی دارای ظرفیت بالایی برای ثبت کارکنان باشد تا اگر روزی فعالیت‌های مجموعه گسترش پیدا کرد، نیاز به استفاده از سیستم جدید وجود نداشته باشد.
5. قابلیت اتصال به کامپیوتر و شبکه
اگر سیستم حضور و غیابی که برای مجموعه خود استفاده می‌کنید قابلت اتصال به کامپیوتر و شبکه داشته باشد، خواهید توانست با اتصال آن به سخت افزارها و شبکه، راه‌های ورودی و خروجی را پس از تائید هویت و با شرایطی که تعیین می‌شود باز کرده و روی ترددها کنترل بیشتری داشته باشید.
انواع دستگاه‌های حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند که از گذشته تا کنون پیشرفت‌های چشمگیری کرده اند. در این قسمت به بررسی انواع دستگاه‌های حضور و غیاب از زمان‌های دور تا به امروز پرداخته ایم.
1. پانچی
این دستگاه در واقع قدیمی‌ترین دستگاه حضور و غیاب بوده و عملکرد آن بدین گونه است که با قرار گرفتن کارت در اسلات مخصوصی که در دستگاه تعبیه شده، تاریخ و زمان ورود یا خروج پرسنل بر روی کارت ثبت شده و در انتهای ماه با شمارش تعداد سوراخ‌های پانج شده، تعداد روزهای حضور کارکنان در مجموعه مشخص می‌شد.
2. کارتی
هنگامی که تکنولوژی پیشرفت کرد، دستگاه‌های حضور و غیاب پانچی جای خود را به دستگاه حضور و غیاب کارتی دادند. این نوع دستگاه‌ها به یک کامپیوتر مرکزی متصل بوده و کارکنان برای ثبت حضور و غیاب خود از یک کارت مخصوص استفاده می‌کردند. بدین شکل که با کشیدن کارت در اسلات مخصوص یا قرار دادن آن جلوی سنسور دستگاه، وضعیت حضور و غیاب خود را به سیستم گزارش می‌دادند.
3. اثر انگشتی
این دستگاه‌ها به نسبت دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی پیشرفته‌تر بوده و برای ثبت ورود و خروج در آن‌ها کافی است از اثر انگشت خود استفاده کنید. شرکت طلوع پردیس یکی از معتبرترین شرکت‌های عرضه کننده دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی در ایران می‌باشد که محصولات باکیفیتی را به مشتریان خود ارائه می‌نماید.
✅ دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد AC-5000 PLUS
4. تشخیص چهره
این نوع دستگاه‌ها پیشرفته‌ترین و سریع‌ترین دستگاه‌های ثبت حضور و غیاب بوده و کارکنان تنها با قرار گرفتن روبروی دوربین این دستگاه‌ها می‌توانند وضعیت خود را ثبت نمایند.
✅ دستگاه حضوروغیاب و کنترل تردد UBio-X Pro Lite
جمع بندی نهایی
امیدواریم مطالبی که در این بخش به شما عزیزان گفته شد در مسیر خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب برایتان مفید واقع شود. از این که تا پایان این مطلب نگاه‌هایتان را به ما هدیه کردید از شما صمیمانه متشکریم. در صورت تمایل می‌توانید از سایر مطالب خواندنی وبلاگ و محصولات طلوع پردیس بازدید نمایید.
