قبل از خرید و انتخاب دستگاه حضور و غیاب بهتر است با نکات مهم و اساسی ای که نقشی تعیین کننده در بهره وری دستگاه برای مجموعه تان خواهد داشت، آشنایی داشته باشید.
در هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب چه نکاتی را باید در نظر بگیریم؟
در ادامه به بررسی مهم ترین نکات می پردازیم:
1. روش شناسایی کاربر
اولین نکته در خصوص انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب این است که با چه وسیله یا المانی شناسایی صورت پذیرد،
در کل روش های شناسایی رایج به این ترتیب می باشند:
- رمز عبور
- کارت
- اثر انگشت
- تشخیص چهره
- تشخیص عنبیه و . . . .
شما برای انتخاب دستگاه حضور غیاب مورد نیاز مجموعه خود، می بایست اطلاعات دقیقی از کاربران دستگاه و محیط کارشان داشته باشید ، چرا که به طور مثال در مراکز امنیتی (نظامی) برای شناسایی و ثبت تردد از کارت، اثرانگشت و یا تشخیص چهره استفاده می شود و در محیط های کارگاهی که افراد زیادی در آن مجموعه کار یدی دارند، می بایست از سیستم های تشخیص چهره یا عنبیه استفاده نمود.
لازم به ذکر است که شما میتوانید برای شناسایی افراد، به طور همزمان از دو یا چند آیتم مختلف (AND , OR) استفاده کنید:
- کارت ( و ، یا ) اثرانگشت
- کارت ( و ، یا ) تشخیص چهره
- کارت ( و ، یا ) اثر انگشت ( و ، یا ) تشخیص چهره
2. تعداد کاربران
دومین ویژگی مهم در انتخاب دستگاه حضور وغیاب ظرفیت تعداد کاربران دستگاه (هر آیتم شناسایی(کارت، اثرانگشت،چهره، رمز و…) ظرفیت جداگانه دارد) می باشد. با توجه به تعداد نمونه هایی که از هر کاربر میخواهیم اخذ کنیم تعداد مورد نیاز ما مشخص میگردد.
به طور مثال برای مجموعه ای که 2.000 نفر پرسنل دارد و قصد دارند که از هر کاربر 2 نمونه اثرانگشت ثبت گردد، می بایست دستگاهی با حداقل ظرفیت 4.000 نمونه اثر انگشت خریداری نمود.
نکته مهم دیگر در بررسی دستگاه، ظرفیت نگهداری اطلاعات در داخل دستگاه می باشد که باتوجه به این که اکثر دستگاه ها از طریق ارتباط شبکه، به رایانه اصلی (سرور) متصل می باشند از این ظرفیت صرفا در مواقع قطع شبکه استفاده می شود و با اتصال مجدد شبکه اطلاعات از روی این حافظه بارگذاری میگردد.
این ظرفیت بر اساس تعداد تردد بیان می شود، مثلا 10.000.000 تردد قابلیت ثبت در حافظه داخلی
3. درگاه های ارتباطی
سومین مورد قابل بررسی در خصوص انتخاب دستگاه حضورغیاب، بررسی درگاه های ارتباطی (درگاه های خروجی مانند رله، TCP/IP، RS232، RS485، Wiegand ،usb و . . . ) میباشد. چرا که امکان استفاه از دستگاه را برای کنترل دسترسی (اتصال به گیت کنترل تردد و یا ارتباط با انواع قفلهای الکتریکی و…) امکان پذیر خواهد کرد.
در صورتی که امکان ایجاد زیر ساخت شبکه در محل نصب وجود نداشته باشد، اگر دستگاه مجهز به خروجی USB باشد، کاربر امکان انتقال اطلاعات از طریق USB را خواهد داشت.
4. برند و کشور سازنده (ایرانی یا خارجی)
برند سازنده دستگاه نیز از موارد مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب می باشد. در حال حاضر دستگاه های ساخت ایران، چین و کره جنوبی در بازار داخل کشور عرضه میگردد. در مورد حدود قیمت این دستگاه ها نیز به ترتیب دستگاه های شناسایی کارت، ارزان ترین دسته و دستگاه های تشخیص چهره (Facial recognition system) و عنبیه گران ترین گروه سیستمهای حضور غیاب هستند.
در مورد انتخاب کشور سازنده دستگاه نیز، بسته به کیفیت محصول، تعداد کاربران، بودجه کارفرما میتوان تصمیم گیری کرد. برندهای موجود در بازار ایران در خصوص دستگاه کره ای برند Virdi و در خصوص دستگاه چینی برند Zk teco میباشد.
5. نحوه پشتیبانی دستگاه
عموما زمانی یک سازمان اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب می کند؛ که قصد استفاده ی بلند مدت از آن را داشته باشد، لذا برندی باید انتخاب شود که بتواند خدمات پس از فروش و پشتیبانی دستگاه های خود، حتی در صورت عدم تولید را، تضمین کند. به این ترتیب اطمینان خاطر مشتری برای خرید دستگاه بیشتر خواهد شد.
6. قیمت دستگاه
هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، ممکن است برای خدمات پس از فروش و یا وسایل جانبی مجبور به پرداخت هزینه شوید، لذا در هنگام خرید توجه کنید که دستگاهی را انتخاب کنید که علاوه بر این که متناسب با نیاز شما و سازمانتان است، نیاز به صرف هزینه ی مضاعف نداشته باشد و در نتیجه قیمت تمام شده برای شما کم ترین مقدار باشد.
7. کیفیت و خدمات پس از فروش دستگاه
اگرچه مراحل پیش از خرید و انتخاب دستگاه حضور و غیاب و نکات مربوط به آن از اهمیت بالایی برخوردار است، اما در واقع بخش مهمی از خرید، مربوط به خدمات بعد از آن است. برای مثال ممکن است پس از مدتی دستگاه دچار خرابی شده و نیازمند تعمیر و یا حتی قطعات جایگرین باشد لذا برندی که به خوبی این نیازها را تامین کرده و خدمات پس از فروش خوبی را ارائه دهد از برتری خاصی برخوردار می باشد.
همچنین سابقه ی برندها می تواند تضمینی بر کیفیت محصولات آن ها باشد، اگرچه این سخن قطعی نیست ولی تا حد خوبی اطمینان لازم را به خریدار القا می کند.
8. آنلاین بودن سامانه
یکی از ویژگی هایی مهمی که امروزه مورد توجه بسیاری از کاربران قرار گرفته است، قابلیت ارتباط با دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه و امکان اتصال به اینترنت می باشد. در این صورت امکان بررسی و نظارت بر تردد کاربران و انجام محاسبات به صورت فوری وجود خواهد داشت. بنابراین در صورتی که نرم افزار حضور و غیاب مناسبی انتخاب شده باشد، با اتصال به دستگاه، امکان دریافت گزارشات جامع به صورت فوری و بدون خطا امکان پذیر خواهد بود.
