امروزه وجود سیستم مدیریت حضور و غیاب از نیازهای اساسی هر سازمانی است. شما با استفاده از این سیستم می توانید به درستی ساعت های کاری کارکنان را محاسبه نمایید؛ به ویژه اگر حقوق کارکنان شما، ساعتی محاسبه شود. ناگفته نماند نظارت بر دستمزد کارکنان و محاسبه میزان اضافه کار آن ها از حساسیت بالایی برخوردار است.
بنابراین انتخاب سیستم مدیریت حضور و غیاب از اهمیت بالایی برخوردار است. از طرفی، سیستم حضور و غیاب نقش مهمی در محاسبه عادلانه میزان حقوق و دستمزد کارکنان مطابق استانداردهای موجود دارد؛ تعداد کارکنان هم یکی از جنبه هایی است که باید در نظارت بر حقوق و دستمزد به آن توجه کرد. هم پرسنل دورکار و هم آنان که در محل کار حاضر هستند می توانند، ساعات تردد خود را ثبت کرده و برای شما ارسال کنند.
بنابراین حتی در صورت دور بودن از محل کار، مدیریت حضور و غیاب برایتان امکان پذیر خواهد بود. بعلاوه، شما می توانید با نظارت بر ساعات کاری کارکنان خود تشخیص دهید که آیا آن ها وقت شناس هستند یا خیر؟ زیرا از کارمندان خواسته اید که هنگام ورود و خروج، ساعت کاری خود را به صورت دقیق ثبت کنند.
با استفاده از این اطلاعات به راحتی می توانید تشخیص دهید که کدام کارمندان تاخیر دارند و یا زودتر از پایان ساعت کاری، سازمان را ترک می کنند.
آگاهی از از روزهای مرخصی و یا عدم حضور کارکنان، با استفاده از سیستم نظارت بر حضور و غیاب امکان پذیر است. توجه داشته باشید که این قابلیت برای مشاغلی که تعداد روزهای مرخصی در دستمزد آن ها موثر است، مفید بوده و محاسبه حقوق را دقیق تر و عادلانه تر می کند.
چرا به سیستم مدیریت حضور غیاب نیاز داریم؟
برای حفظ شهرت، سودآوری، امنیت و بالا بردن اعتبار شرکت، شما نیاز دارید که بر ساعات کاری و حضور و غیاب کارکنان سازمان خود، نظارت داشته باشید.
پنج علت اصلی نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب عبارت است:
1. افزایش بهره وری
نیروی انسانی یکی از پارامترهای مهم در عملکرد بهینه سازمان می باشد. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب موثر باید بتواند ساعات کاری مفید کارمندان را افزایش دهد.
2. افزایش اثربخشی کارها
در اینجا تنها بهره وری فردی کارکنان مطرح نیست، بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز مد نظر است. زمانی که یکی از اعضای تیم غایب باشد، مشکلاتی از قبیل عدم هماهنگی و یا تاخیر در کارها رخ دهد و کارهای در حال انجام بر روی هم انباشته شود. در نتیجه، وقتی تعداد غایبین زیاد شود این پیامد و اثر آن چندین برابر خواهد شد.
3. بهبود نظم کارکنان
اگر در سازمانی بین کارمندان نظم وجود نداشته باشد، سبب فقدان نظم کلی در سازمان و در نتیجه تاخیر در کارها و افت کیفیت خدمات خواهد شد.
توجه به این نکته ضروری است که، کارکنانِ وظیفه شناسی که نظم را رعایت می کنند اگر نادیده گرفته شوند، ممکن است به علت نارضایت از شرایط کاری، اقدام به قطع همکاری نمایند؛ که در صورت ترک کار آنها، کارفرما ضربه بزرگی خواهد خورد. وجود نظم و انضباطِ زمانی، در یک سازمان، کارایی آن را به طرز قابل ملاحظه ای بالا می برد.
4. پرداخت صحیح و دقیق تر حقوق و دستمزد
کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان ها از جمله، بیمارستان ها، کارخانه ها و خرده فروشی ها رایج است. با این حال، گاهی ممکن است به علت تقاضای بالای تولید، افراد ساعات کاری بیشتری را از حالت معمول کار کنند و یا مجبور شوند آخر هفته و یا تعطیلات هم به سرکار روند.
سیستم های مدیریت حضور و غیاب هم برای کارفرما به صرفه است و هم سبب رضایت کارکنان می شود. در صورت عدم وجود سیستم های مناسب برای مدیریت حضور و غیاب، اختلافات، افزایش هزینه های کارکنان و استرس اداری به وجود خواهد آمد.
5. ثبت حضور و غیاب کارکنان
محاسبه ی درست حقوق کارمندان، نیازمند ثبت صحیح ساعات حضور و غیاب است. برای محاسبه ی حقوق هر روز کارکنان، از ترددهای ثبت شده استفاده میشود. همچنین، پرداختی ها به ازای شیفت های اضافه و پاداش اضافه کار با استفاده از داده های ارائه شده توسط سیستم حضور و غیاب راحت تر محاسبه می شود.
این امر اغلبِ مسائل و مشکلات مربوط به حضور و غیاب افراد در زمان پرداخت دستمزد را کاهش می دهد.
نکات قابل توجه در انتخاب سیستم مدیریت حضور و غیاب
به طور کل امر حضور و غیاب کارکنان به صورت دستی، نیاز به زمان و صبر زیادی دارد، بنابر این ممکن است خسته کننده باشد. لذا استفاده از سیستم حضور و غیاب، برنامه ریزی برای کارکنان را ساده می کند و به شما امکان می دهد حقوق که کارمندان خود را با دقت بیشتری محاسبه و پرداخت کنید و سبب صرفه جویی در هزینه ها می شود.
دستیابی به همه ی این اهداف با به کارگیری یک دستگاه حضور و غیاب پیشرفته امکان پذیر است.
انتخاب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد و کارآمد،کار آسانی نیست. و در شرایطی که گزینه های زیادی در بازار موجود است، تصمیم گیری می تواند بسیار سخت باشد.
نکات زیر به شما کمک می کند تا بر اساس نیاز تجاری خود بهترین سیستم را انتخاب کنید:
1. داشتن رابط کاربری ساده
نرم افزار منتخب شما باید به اندازه کافی بصری باشد و شما را از سردردهای فرآیندهای دستی و انطباق اطلاعات رهایی بخشد. وقتی از سیستمی استفاده کنید که دارای رابط کاربری آسان است، احتمال پذیرش آن توسط افراد سازمان بیشتر بوده و بازگشت سرمایه نیز سریع تر رخ خواهد داد.
2. گزینه های مختلف حضور و غیاب
کارکنان باید بتوانند ساعات تردد خود را از طریق راه های مختلفی مانند اثرانگشت، کارت، تشخیص چهره، رمز عبور و… ثبت کنند
3. گزینه های اضافه کاری مناسب
علاوه بر سیستم محاسبه دستمزد منظم کارکنان (میزان موظفی ماهانه) باید گزینه ای برای در نظرگرفتن ساعات اضافه کار و کسرکار پرسنل وجود داشته باشد.
4. ممیزی ها
شما باید این امکان را داشته باشید که اگر در داده های اصلی تغییری ایجاد شد به آن دسترسی داشته باشید، این ویژگیِ یک دستگاه کارآمد و موثر است.
5. اپلیکیشن موبایل
امروزه تعداد کارمندان دورکار رو به افزایش است. در واقع در حالتی که کارکنان در خارج از محل کار خود باشند نیز می توانند ساعت ورود و خروج خود از طریق گوشی موبایل و یا حتی رایانه ی خود ثبت کنند و یا درخواست مرخصی بدهند. از طرفی مدیران در حین حرکت و از راه دور می توانند با درخواست مرخصی کارکنان موافقت و یا مخالفت کنند.
6. نظارت بر مرخصی
سیستم حضور و غیابی را انتخاب کنید که امکان نظارت بر انواع مرخصی مانند استحقاقی،استعلاجی، مرخصی والدین، مرخصی سالانه و موارد دیگر را داشته باشد. کارکنان باید بتوانند به راحتی درخواست مرخصی کرده و امکان دسترسی به برنامه مرخصی خود را داشته باشند.
7. گزارش گیری
منابع انسانی شرکت هایی که تعداد زیادی از کارمندان را اداره می کنند، می توانند از سیستم حضور و غیاب به عنوان یک ابزار کارآمد استفاده کنند. در واقع این سیستم ها برای نظارت بر دیرکرد، اضافه کار و حضور و غیاب کارکنان بوده و به همین دلیل برای واحد منابع انسانی بسیار مفید است. متخصصان منابع انسانی می توانند از آن برای ایجاد گزارش مفصل از عملکرد و ساعت کاری هر کارمند استفاده کنند.
8. اعلان ها
اگر کارکنان فراموش کنند که ساعت ورود و یا خروج خود را ثبت کنند، سیستم باید بتواند به مدیران هشدار دهد. بسیاری از هزینه ها از این طریق قابل کنترل است.
9. سهولت تنظیم
سیستم باید انعطاف پذیر باشد و بتواند متناسب با نیازهای مشاغل شما تنظیم شود. سخن آخر این که امروزه بسیاری از صاحبان شرکت ها و تجارت های بزرگ از سیستم های حضور و غیاب، برای نظارت بر کارکرد پرسنل خود بهره می برند و نیز از رایانه ها و گوشی های همراه برای جمع آوری اطلاعات بدست آمده از آن ها استفاده می کنند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص سیستم های حضور و غیاب و کنترل دسترسی، به قسمت مقالات سایت طلوع پردیس مراجعه فرمایید.
