راهنمای خرید سیستم حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب می تواند از جنبه های مختلفی برای مشاغل مفید باشد،  با وجود انتخاب های زیاد، تشخیص این که کدام مورد با نیازهای شما مطابقت بیشتری دارد دشوار است. اگر شما به دنبال خرید دستگاه حضور و غیاب هستید، در این مقاله هر چه که باید درباره ماهیت و چگونگی انتخاب آن بدانید، آورده شده است.

اگر هم اکنون می دانید به چه محصولی نیاز دارید به قسمت محصولات سایت ما مراجعه نمایید و سیستم حضور و غیاب مورد نیاز خود را انتخاب و سفارش دهید.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم های حضور و غیاب این امکان را به کارکنان می دهند که از طریق ساعت های هوشمند، رایانه های متصل به اینترنت و دستگاه های تلفن همراه و به صورت الکترونیکی ورود و خروج خود را ثبت نمایند. به این صورت که وقتی یک کارمند وارد و یا خارج می شود، داده ها، فورا به نرم افزاری (نرم افزار حضور و غیاب) منتقل می شود که می تواند به صورت پیوسته حقوق و دستمزد شما را حساب کند.

یک سیستم حضور و غیاب، کاری بیشتر از نظارت بر ورود و خروج کارکنان را انجام می دهند. از دیگر قابلیت های این سیستم می توان به محاسبه ی میزان اضافه کاری، ایجاد برنامه برای هر کارمند، آماده سازی گزارش کار با جزئیات و در اختیار گذاشتن زمان واقعی برای حضور و یا عدم حضور نیروها و میزان تاخیر آن ها، به بوسیله نرم افزار حضور و غیاب اشاره کرد.

سیستم های حضور و غیاب خدمات شخصی ای ارائه می دهند که این امکان را به کارمندان می دهد که بسیاری از کارهای نظارت بر زمان از جمله، مرور ساعات کاری، درخواست ثبت یا تغییر تردد ناقص و فراموش شده، مرخصی، ماموریت، برنامه های فعلی و آینده و …، را خودشان انجام دهند.

  آشنایی با دستگاه های ساعتزنی برند ویردی

بسیاری از این سیستم های حضور و غیاب، هم خدمات بر پایه ابر و هم راه حل های در محل ارائه می دهند. سیستم هایی با حافظه ی داخلی، داده ها را در سرورهای شما ذخیره می کنند، این در حالی است که سیستم های بر پایه ی ابر (cloud)، داده ها را در سرورهای شرکت ارائه دهنده ی خدمت ذخیره می کنند.

مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب چیست؟

بزرگ ترین مزیت این سیستم های حضور و غیاب دیجیتال این است که نیاز به کارت ورود و خروج را از بین می برند، چرا که در کنار کارت، آیتم های دیگری (تشخیص چهره، اثرانگشت، عنبیه، کف دست و یا رمز) برای شناسایی کاربر، در اختیار شما خواهند گذاشت! تمام زمان ها به صورت دیجیتال جمع آوری می شوند و محاسبات انجام خواهد شد.

این مسئله شانس خطا را کاهش می دهد و نیاز به فردی را که باید این وظایف را انجام دهد، برطرف می کند. (کاهش نیروی انسانی)

یکی دیگر از مزایای سیستم حضور غیاب این است که، این دستگاه ها تمام نیازهای زمانی شما شامل، حضور و غیاب کارکنان، محاسبه ی اضافه کار، کسرکار، مرخصی، ماموریت و برنامه ریزی را برطرف می کنند.

این امر می تواند هم مقرون به صرفه باشد و هم افزایش بهره وری را به همراه داشته باشد، زیرا کارکنان وقت خود را برای تعویض برنامه جهت حضور و غیاب و یا نگاه کردن به تقویم تلف نمی کنند.

بزرگ ترین مشکل سیستم های حضور و غیاب، گران قیمت بودنشان، نسبت به سیستم های حضور و غیابی پانچی و یا سیستم های سنتی و دستی که در آن کارکنان ساعت ورود و خروج خود را دستی ثبت می کردند، است.

یکی دیگر از معایب آن ها ایجاد این تصور در کارفرمایان است که، مجبور کردن کارکنان به ثبت حضور و غیابِ خود در سیستم های حضور و غیاب جدید، سخت خواهد بود.

هزینه های سیستم های حضور و غیاب

ساختار هزینه سیستم های حضور و غیاب بسته به این که شما سیستم مبتنی بر ابر و یا داخلی را انتخاب کنید، متغییر است. سیستم های مبتنی بر ابر هزینه های ماهانه کمتری دارند، در حالی که سیستم های داخلی هزینه های کلی بیشتری دارند.

با سیستم های داخلی، شما همان ابتدا تمام هزینه ها را پرداخت می کنید. این هزینه ها شامل خرید دستگاه حضور و غیاب، نرم افزار حضور و غیاب، نصب و راه اندازی آن است. باید توجه داشت که این هزینه کلی شامل به روز رسانی نرم افزار و یا دستگاه نمی شود.

در مورد سیستم های برپایه ابر، به ازای خدمات ارائه شده برای هر کارمند، ماهانه هزینه ای دریافت می شود، که هزینه های بروزرسانی نیز در آن گنجانده شده، علاوه بر آن برخی ارائه دهندگان هزینه ثابت ماهانه ای را نیز دریافت می کنند. هزینه دیگری که ممکن است برای هر یک از گزینه ها متحمل شوید، تهیه سخت افزاراست.

بسیاری از سیستم های نرم افزاری حضور و غیاب با طیف وسیعی از دستگاه های حضور و غیاب کار می کنند. این دستگاه ها می توانند با PIN ، نشان های کشیدن یا مجاورت، یا بیومتریک مانند اثر انگشت یا اسکن صورت، عنبیه و…کار کنند. پیچیدگی ساعت حضور و غیاب انتخابی شما، هزینه را تعیین می کند.

برای خرید دستگاه حضور و غیاب چه ویژگی هایی را باید مدنظر قرار دهید؟

با وجود تنوع بالای سیستم در بازار، ممکن تشخیص مناسب ترین مدل برای شغل شما، کار آسانی نباشد. زمانی که شما می خواهید سیستمی را خریداری کنید باید به دنبال چندین ویژگی در آن باشید که عبارتند از:

1- گزینه های انعطاف پذیر جهت ثبت تردد در سیستم حضور و غیاب:

به دنبال سیستمی باشید که به کارمندان اجازه دهد ساعات کار خود را به روش های مختلف، مانند استفاده از کارت، اثرانگشت، آنالیز صورت و … ثبت کنند.

2- زمان سنجی دقیق

بهترین سیستم حضور و غیاب تضمین می کند که کارفرمایان دقیقا برای زمان هایی که کارمندان کار می کنند، به آن ها حقوق می دهند نه برای ساعاتی که طبق برنامه باید حضور داشته باشند. در واقع میزان حضور واقعی کارمند، شامل اضافه کار یا کسر کار ملاک قرار داده می شود.

3- نظارت بر تمام مسائل زمان

اطمینان حاصل کنید که سیستمی را انتخاب کرده اید که تمام نیازهای مربوط به زمان شما را برآورده می کند، و فقط قابلیت ثبت ساعت ورود و خروج کاکنان را نداشته باشد. منظور از نیازهای وابسته به زمان، محاسبه ی اضافه کار و برنامه ریزی برای کارکنان است.

علاوه بر این، برای مشاغلی که از مشتریان، برای مدت زمانی که در پروژه ها همکاری می کنند، هزینه می گیرند (محاسبه کارکرد ساعتی)، ممکن است سیستمی نیاز باشد که بتواند مدت زمان کارکارکنان در پروژه های خاص را نشان می دهد.

4- سازگاری با موبایل

از آنجا که بسیاری از کارکنان و مدیران خارج از دفتر کار می کنند، شما سیستم حضور و غیابی می خواهید که با دستگاه های تلفن همراه سازگار باشد تا از هر کجا قابل دسترسی باشد. این قابلیت به کارکنان دور کار، این امکان را می دهد که داخل و خارج ساعت کاری، کار کنند، همچنین می توان به موقعیت مکانی آن ها هم دسترسی داشت.

ژئوتکنولوژی می تواند برای کارفرمایان بسیار ارزشمند باشد، از این نظر که می توانند تعیین کنند کجا کارکنان ساعت ورود و خروج بزنند و یا چه زمانی شیفت کاری خود را آغاز و پایان داده اند.

5- سهولت استفاده

سیستمی را که استفاده از آن آسان است، دارای رابط کاربری ساده است و مناسب استفاده کارکنان است، را انتخاب کنید. یادگیری سیستم نباید سخت باشد و مطمئناً نیازی به ساعت ها آموزش ندارد.

6- همگام سازی

سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه ها و نرم افزارهایی که قبلاً استفاده می کردید همگام شود، مانند برنامه های منابع انسانی و حقوق و دستمزد.

7- هشدار های فعال

برخی از سیستم ها هنگامی که کارکنان به اضافه کار نزدیک شده اند یا فراموش کرده اند که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند، هشدار می دهند. این می تواند در کنترل هزینه ها مفید باشد.

اکنون که شما مفاهیم پایه ای را دانستید، بهتر می توانید در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب مورد نیاز خود تصمیم گیری کنید.