سامانه حضور و غیاب ابری و مزایای استفاده از آن

سامانه حضور غیاب ابری در حقیقت یک سیستم ثبت تردد مبتنی بر وب به شمار می‌رود. چنین سیستم‌هایی از یک فضا در اینترنت برای ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به حضوروغیاب استفاده می‌کنند. بنابراین نیازی به سیستم کامپیوتری و یا سرورهای جداگانه برای ذخیره کردن اطلاعات ندارند. در این مقاله قصد داریم به بیان نکاتی در مورد سامانه حضور و غیاب ابری و مزایای استفاده از آن اقدام نماییم.

آشنایی با 3 نوع نرم‌افزار حضور و غیاب رایج

در یک دسته‌بندی کلی می‌توان نرم‌افزارهای حضورغیاب را به انواع مختلف نرم‌افزارهای ویندوزی، تحت وب و ابری دسته‌بندی کرد. در ادامه به‌ شرح مختصر هر یک از انواع نرم‌ افزار حضور و غیاب یا ورود خروج خواهیم پرداخت.

  1- نرم‌ افزار حضور غیاب ویندوز

این دسته از نرم‌افزارها را می‌توان به صورت‌های تک کاربره و یا حتی چند کاربره، بر روی سیستم‌های کامپیوتری نصب کرد و مورد بهره‌برداری قرار داد. این‌ دسته از نرم‌افزارها امکان استفاده در بستر شبکه محلی یک سازمان و یا شرکت را دارند.

  2- نرم‌ افزار حضوروغیاب تحت وب

این دسته از سیستم‌های نرم‌افزاری حضور و غیاب، گستردگی بیشتری نسبت‌ به نرم‌افزارهای ویندوزی دارند. در این دسته از سیستم‌ها نیازی به نصب یک نرم‌افزار بر روی کامپیوتر نیست. در حقیقت می‌توان گفت در چنین شرایطی، نسخه اصلی نرم‌ افزار بر روی کامپیوتر سرور نصب خواهد شد. بنابراین کاربران می‌توانند در هر مکانی با به کارگیری یک مرورگر، از آن استفاده کنند.

  3- نرم‌ افزار حضور وغیاب ابری

در بسیاری از موارد، کاربران می‌توانند از فضای موجود در بستر اینترنت استفاده کنند و این فضا را برای نصب سیستم حضورغیاب و هم‌چنین نگهداری و ذخیره اطلاعات مورد استفاده قرار دهند. در چنین شرایطی نرم‌ افزار حضور و غیاب مورد نظر، یک سیستم ثبت‌ کننده تردد ابری خواهد بود که در اصطلاح به آن cloud based گفته می‌شود.

آیا حضور و غیاب ابری همان آنلاین است؟

در حال حاضر نرم‌ افزارهای مختلفی برای حضور و غیاب و ثبت تردد کارکنان در سازمان‌های مختلف وجود دارند. در شرایط امروز، بسیاری از سازمان‌های بزرگ از نرم‌افزارهای تحت وب و یا آنلاین برای ثبت تردد کارکنان خود استفاده می‌کنند. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان نرم‌ افزارهای مبتنی بر وب و هم‌چنین نرم‌ افزارهای حضور وغیاب ابری را نام برد. این دو سیستم نرم‌ افزاری، با یکدیگر شباهت‌های بسیار زیادی دارند. چراکه هر دو، مبتنی بر وب هستند. از طرف دیگر از نظر کارکرد و کاربرد نیز با یکدیگر مشابه‌اند. اما در عین‌ حال به‌ طور دقیق با یکدیگر یکسان نیستند. لازم است بدانید که سیستم‌های نرم‌افزاری ابری نیازی به دستگاه و سیستم کامپیوتری برای ذخیره‌سازی اطلاعات ندارند.

تفاوت نرم‌ افزار حضور غیاب وب و ابری

نرم‌ افزار حضور و غیاب تحت وب و ابری با یکدیگر دارای چندین تفاوت اساسی هستند. از جمله این موارد می‌توان تفاوت در محل ذخیره‌سازی اطلاعات، مالکیت، نحوه اجرا و دسترسی به نرم‌ افزار و اطلاعات، هزینه نصب و نگهداری و… را نام برد.

• محل ذخیره‌ سازی

یکی از مهم‌ترین اختلافات سیستم‌های حضور و غیاب ابری و تحت وب، تفاوت در نوع سرور نرم‌ افزار مورد نظر و هم‌چنین محل ذخیره‌ سازی اطلاعات است‌. در حالت کلی می‌توان گفت نرم‌ افزارهای حضور و غیاب تحت وب می‌توانند بر روی سیستم کامپیوتری و یا سرو شرکت نصب گردند و مورد بهره‌برداری قرار بگیرند. این در حالی است که نرم‌ افزارهای ابری به همراهی پایگاه داده‌هایشان، نیازی به نصب شدن در محل شرکت مشتری ندارند و می‌توانند بر روی سرور فروشنده، استقرار پیدا کنند.

• مالکیت

در حالت معمول یک نرم‌ افزار تحت وب، به وسیله یک مشتری خریداری می‌گردد. بنابراین مالکیت این نرم‌ افزار در اختیار خریدار قرار خواهد گرفت. این در حالی است که نرم‌افزارهای ابری، نوعی فضای اجاره‌ای بر روی سرور فروشنده هستند. بنابراین مشتری می‌تواند حق اشتراک ماهانه و یا سالیانه برای آن پرداخت نماید و به نرم‌ افزار مورد نظر و داده‌های آن، دسترسی داشته باشد.

• نحوه اجرا و دسترسی به نرم‌ افزار و اطلاعات

یکی دیگر از تفاوت‌های میان نرم‌ افزارهای حضور غیاب ابری و تحت وب، نحوه اجرا و دسترسی به نرم‌ افزار و داده‌های آن است. به‌ طور کلی می‌توان گفت دسترسی به نرم‌افزار تحت وب از طریق مرورگرها، فضای اینترنت و شبکه‌های محلی امکان‌ پذیر است. از طرف دیگر سیستم حضور و غیاب تحت وب از داخل و خارج از شرکت قابل‌ دستیابی است. این در حالی است که دسترسی به نرم‌ افزار حضورغیاب ابری، تنها از طریق اینترنت انجام‌ شدنی است.

• هزینه نصب و نگهداری

لازم است بدانید که نرم‌ افزار حضور و غیاب تحت وب باید خریداری شود. این سیستم هم‌چنین نیاز به کامپیوتر دارد تا راه‌اندازی گردد. در صورتی‌ که به خدماتی از قبیل به روزرسانی و برطرف‌سازی مشکلات نیاز داشته باشد به کارشناس، احتیاج خواهد داشت. از طرف دیگر این سیستم‌ها به نگهداری نیز نیازمند هستند. این در حالی است که سامانه حضور و غیاب ابری، هیچ‌یک از هزینه‌های مربوط به نگهداری، خرید و… را ندارد. مشتریان این نرم‌ افزارها تنها باید به‌ صورت ماهانه و یا سالیانه حق اشتراک خود را پرداخت نمایند.

• قیمت تمام‌ شده

نرم‌افزار تحت وب، در ابتدا باید خریداری شود. بنابراین میزانی هزینه خواهد داشت. این در حالی است که سیستم حضور و غیاب ابری این هزینه را ندارد. اما در مقابل آن، لازم است حق اشتراک نرم‌ افزار پرداخته شود. بنابراین می‌توان گفت این دو سیستم از نظر میزان هزینه تقریباً با یکدیگر برابری می‌کنند. اما نوع هزینه‌هایشان با یکدیگر متفاوت است.

• امنیت اطلاعات

در حالت کلی می‌توان گفت نرم‌ افزارهای حضور غیاب مبتنی بر وب، نوعی نرم‌افزار محلی هستند. بنابراین نرم‌ افزار و هم‌چنین دیتابیس آن، به‌ طور کامل در اختیار خریدار و یا مشتری قرار خواهد گرفت. لذا می‌توان گفت میزان امنیت داده‌ها در این سیستم‌های نرم‌افزاری، به‌ طور کلی به نوع نگهداری از این سیستم‌ها و هم‌چنین تمهیدات خود مشتری وابسته‌ است.

این در حالی است که در سیستم‌های حضوروغیاب که به‌ صورت ابری موجودند، تمامی اطلاعات بر روی سرور شرکتی که ارائه‌ دهنده این خدمات است قرار می‌گیرد. بنابراین و برای حفظ امنیت اطلاعات، لازم است مشتریان و خریداران به نکاتی توجه داشته باشند که مهم‌ترین این نکات، انتخاب درست شرکت میزبان و یا ارائه‌ دهنده این خدمات است.

• شخصی‌سازی و انعطاف‌پذیری

شخصی‌ سازی و انعطاف‌پذیری یکی دیگر از اختلافات میان سیستم‌های نرم‌افزاری حضور و غیاب تحت وب و ابری است. در حقیقت می‌توان گفت قابلیت شخصی‌سازی و به وجود آوردن تغییرات مطابق با نیاز مشتریان از جمله ویژگی‌های بسیار اساسی است که مورد توجه خریداران این سیستم‌ها قرار می‌گیرد. در حالت کلی می‌توان گفت تمامی نرم‌افزارهای مبتنی بر وب، دارای این امکان و قابلیت هستند که مشتریان بتوانند تغییراتی را در آن‌ها ایجاد نمایند و آن‌ها را مطابق با میل خود شخصی‌سازی کنند.

این در حالی است که نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری چنین امکانی را ندارند. چراکه این دسته از سیستم‌های نرم‌افزاری به‌ طور کاملا هم‌زمان به‌ وسیله‌ چندین شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند. بنابراین می‌توانند امکانات بسیار محدودتری را از این نظر در اختیار مشتریان خود قرار دهند.

مزایای استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب ابری

در ادامه به بررسی چند مورد از مزایای سامانه ابری حضور و غیاب می پردازیم:

• عدم نیاز به خرید نرم‌افزار و تجهیزات سخت‌افزاری

یکی از مزایای اصلی نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری این است که این سیستم‌ها از فضاهای ذخیره‌سازی ابری استفاده می‌کنند. بنابراین شما برای استفاده از این نرم‌افزارهای حضور و غیاب، به خرید نرم‌افزار و یا فراهم کردن تجهیزات سخت‌افزاری از قبیل کامپیوتر، تجهیزات شبکه و… نیازی نخواهید داشت. در چنین مواقعی و تنها با اجاره کردن حضور وغیاب ابری در فضای اینترنت، قادر خواهید بود از امکانات این نرم‌افزارها بهره‌مند گردید. این سیستم‌های نرم‌افزاری مبتنی بر وب و اینترنت هستند. بنابراین برای ارتباط با آن‌ها و هم‌چنین تخلیه داده‌ها به ارتباط اینترنتی نیاز دارید.

• استفاده از سیستم حضور غیاب ابری در مکان‌های مختلف

افرادی که با نرم‌ افزارهای حضور غیاب ابری کار می‌کنند می‌توانند از طریق اینترنت به این نرم‌افزارها دسترسی داشته باشند. بنابراین این امکان برای این دسته از کاربران فراهم شده‌ است که بتوانند در هر موقعیت جغرافیایی و یا مکانی از این نرم‌افزارها استفاده کنند.

• قابلیت اجرایی شدن بر روی تمامی تجهیزات الکترونیکی

نرم‌ افزارهای حضور و غیاب ابری، دارای یک ویژگی اساسی به نام cross device هستند. وجود این قابلیت در این سیستم‌ها، به این معنا است که این دسته از نرم‌افزارها، قابلیت نصب شدن بر روی تمامی تجهیزات الکترونیکی را دارند. بنابراین کاربران این سیستم‌ها می‌توانند نرم‌افزار حضور و غیاب ابری را بر روی کامپیوتر خود نصب نمایند و یا آن را بر روی تبلت و یا گوشی هوشمند و یا لپ‌تاپ خود نصب و بهره‌برداری کنند. تمامی این اتفاقات تنها با استفاده از یک مرورگر وب و یا اپلیکیشنی ویژه برای نرم‌افزار حضورغیاب ابری امکان‌پذیر خواهد شد.

در حقیقت می‌توان گفت مهم‌ترین مزیت سیستم حضور و غیاب ابری، دسترسی امن کاربران به داده‌ها و فضای ذخیره‌سازی اطلاعات است. هم‌چنین افراد مختلف می‌توانند در هر جا و با هر ابزاری به این سیستم دسترسی پیدا کنند و نیازی به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزار و یا ابزار و تجهیزات خاصی نیز نخواهند داشت. تنها در چنین شرایطی باید به اینترنت دسترسی داشته باشند. به طور کلی می‌توان گفت دسترسی آنلاین به وضعیت تردد و حضور و غیاب کارکنان، کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری سرور و نرم‌افزار و هم‌چنین عدم نیاز به شبکه و زیرساخت‌ها و… از جمله مزایای استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌رود.