مهمترین و بهترین مزایای دستگاه حضور و غیاب چیست؟

امروزه و با پیشرفت تکنولوژی استفاده از دستگاه های حضورغیاب می تواند به مدیران و شرکت ها توانایی برنامه ریزی و کنترل و مدیریت راحت تر نیروی کارشان را بدهد. لذا آشنایی با مزایای دستگاه حضور و غیاب از مسائل مهم محسوب می شود. این مقاله به 10 مزیت کلیدی دستگاه حضور غیاب می‌پردازد.

1. صرفه جویی در زمان و حذف برگه های حضور و غیاب

اگر از  برگه های حضور غیاب برای برنامه‌ریزی و ثبت شیفت‌های کارکنان خود استفاده می‌کنید یا تا به حال از آن استفاده کرده‌اید، کاملاً از وقت گیر بودن آن ها آگاهی دارید. یک راه ‌حل مؤثر برای این موضوع استفاده از سیستم های حضور و غیاب است. نرم افزار این دستگاه ها امکان شخصی سازی و تنظیم برنامه ی حضور و غیاب را به کارفرما می دهد و از این طریق می تواند الگوهای شیفتی مناسب با توجه به نیاز و بودجه تعیین کند. این یکی از مزایای دستگاه حضورغیاب است.

2. اطمینان از تطابق برنامه حضورغیاب با بودجه

یکی دیگر از مزایای دستگاه حضور غیاب این است که می توانید به راحتی بودجه کارکنان خود را مدیریت کنید. بودجه ها چه به صورت مرکزی (از سمت مدیریت) و چه توسط تعداد خاصی از افراد کنترل و مدیریت شود، به کمک دستگاه حضور و غیاب برنامه ریزی برای آن راحت تر است. همچنین برخورداری از این سیستم می تواند صحت پیش بینی های انجام شده درباره ی بودجه را تضمین کرده و به آسانی می توان درباره ی بودجه های برنامه ریزی شده در مقابل بودجه های واقعی گزارش داد.

3. کاهش زمان صرف شده برای مدیریت حضور غیاب و برقراری ارتباط با کارکنان

یک دستگاه حضور و غیاب مناسب می تواند زمانی را که بخش منابع انسانی و مدیران برای ارتباط با کارمندان صرف می کنند به طور چشمگیری کاهش دهد. هنگامی که یک الگوریتم شیفت کاری برای هفته ها یا ماه های آینده برنامه ریزی شد، می توان آن را منتشر کرد. هر کارمند می‌تواند شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده، تعطیلات آینده و حتی نقش شغلی که به آن اختصاص داده شده را ببیند. همچنین کارمندان می توانند خود را برای شیفت اضافی معرفی کنند.

مقاله پیشنهادی :همه چیز در مورد گیت کنترل تردد

4. کاهش هزینه حقوق و دستمزد با نظارت دقیق بر زمان حضور  غیاب کارکنان

یکی از مزایای دستگاه حضور غیاب این است که می توانید مطمئن شوید که کارکنان به ساعات کاری ذکر شده در قرارداد خود پایبند هستند و این به نوبه خود عنصری حیاتی در کنترل هزینه های شرکت است. روش های زیاد و متنوعی برای ورود و خروج کارمندان وجود دارد مانند کارت خوان، رمز عبور، ویژگی های بیومتریک و ….

مستقل از نوع روش در تمام آن ها دستگاه حضور غیاب می تواند گزارشی درباره ی این که آیا افراد به اندازه ی ساعات ذکر شده در قرارداد کار می کنند یا خیر، ارائه دهد و اضافه کاری ها را بر اساس سیاست های شرکت محاسبه کند.

حقوق و اضافه کاری کارکنان به‌طور خودکار، براساس نرخ حقوق و اضافه کاری سازمان، توسط سیستم محاسبه می‌شود. این نه تنها زمان صرف شده برای محاسبات دستی را کاهش می‌دهد، بلکه خطر خطای انسانی را نیز کاهش می‌دهد، و میدانیم که هر دوی این موارد می‌تواند برای هر سازمانی پرهزینه باشد.

5. افزایش اعتماد کارکنان به سازمان

همواره، این تصور وجود دارد که سیستم‌های حضورغیاب فقط برای کاهش هزینه‌های حقوق و دستمزد استفاده می‌شوند و در نتیجه، برخی از کارمندان و اتحادیه‌های کارگری، با استفاده از دستگاه ساعتزنی مخالفت کرده‌اند. در سال‌های اخیر، بسیاری از کارمندان و اتحادیه‌های کارگری نه تنها استفاده از چنین دستگاه هایی را پذیرفته‌اند، بلکه خواستار استفاده از آن‌ها برای محافظت از کارکنان در برابر هر گونه خطا و ناعدالتی شده‌اند.

6. حفاظت از داده های حساس

حفاظت از داده های حساس از دیگر فواید دستگاه حضور و غیاب است. دفاتر بخش های منابع انسانی و حقوق و دستمزد همیشه خیلی محافظت می شوند و همواره درب آن ها قفل می شود. درواقع آن ها حاوی داده‌های حساس از جمله اطلاعات تماس کارکنان، اطلاعات قراردادی و مهم‌تر از همه، نرخ‌های پرداخت حقوق هر فرد هستند. پرسنل منابع انسانی و حقوق و دستمزد برای حفظ یکپارچگی و محرمانه بودن این اطلاعات بسیار مورد اعتماد هستند. با بهره گیری از سیستم حضور و غیاب می توان آن را به گونه ای تنظیم کرد که دسترسی هر کاربر محدود باشد. همچنین مجوز هر کارمند باید برای دستگاه حضور غیاب یک پارامتر مهم باشد.

7. کاهش هزینه غیبت

مدیریت موثر همه انواع غیبت راهی برای کاهش قابل توجه هزینه ها و افزایش بهره وری است. در بیشتر سازمان‌ها، دسته ای از کارکنان از هیچ روزی از مرخصی خود استفاده نمی کنند و همیشه از آن ها خواسته می شود که آخرین حقوق تعطیلات خود را در پایان سال مصرف کنند، و افرادی هم هستند که تعداد قابل توجهی مرخصی می گیرند. نظارت و مدیریت بر غیبت ها می تواند برای هر کسب و کاری چالش برانگیز باشد. گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده می‌توانند تیم‌های منابع انسانی و مدیران را برای رسیدگی به هر مشکلی توانمند کنند و به راحتی انواع غیبت‌ها را مدیریت کنند.

8. جلوگیری از تقلب از مزایای دستگاه حضور و غیاب

فرآیندهای دستی مانند برگه‌های ثبت ساعات کاری یا اضافه کاری تأیید شده توسط مدیر، امکان سوء استفاده، تقلب یا اشتباهات ساده را دارند. با دستگاه حضور غیاب، همه چیز شفاف، دقیق و کاملاً حسابرسی شده است. کسب‌وکارها حتی می‌توانند برای حضور و غیاب از خواننده‌های بیومتریک، مانند اثر انگشت یا اسکنر عنبیه را نصب کنند. همین ویژگی دستگاه های ورود و خروج احتمال تقلب را در آن ها کاهش می دهد و در واقع از مزایای دستگاه ساعت زنی محسوب می شود.

9. قابلیت ادغام آسان با سایر برنامه ها

دستگاه های حضور و غیاب به راحتی با سایر برنامه‌ها ادغام می‌شوند. برای مثال، اگر یک سیستم کنترل دسترسی الکترونیکی نصب کرده‌اید، وقتی کارمندان شما به محل کار خود می‌رسند و از دری عبور می‌کنند، رویدادی را در پایگاه‌داده کنترل دسترسی ایجاد می‌کنند که زمان و مکان ورود آن ها را مشخص می‌کند. سیستم‌های حضور و غیاب را می‌توان برای خواندن این اطلاعات ادغام کرد و بنابراین با جلوگیری از گذاشتن ورودی های مجزا برای هر فرد، هزینه ها را کاهش داد.

10. امکان دسترسی راحت و سریع به گزارش ها

یکی از مزایای سیستم حضورغیاب، توانایی ایجاد گزارش با لمس یک دکمه است. یک سیستم خوب به شما این امکان را می‌دهد که مجموعه‌ای از گزارش‌ها را پیکربندی کنید تا هر زمان که مدیران به آن‌ها نیاز دارند به آن ها ارائه دهید.

جمع بندی

به طور کلی در طی سال های اخیر، استفاده از سیستم حضور و غیاب به شدت رواج یافته است. از سوی دیگر روش های شناسایی در این دستگاه ها نیز، روز به روز در حال پیشرفته تر شدن است. لذا در این مقاله به بررسی مزایای دستگاه حضور و غیاب پرداختیم و این مطلب اثباتی بر بهره گیری از این دستگاه ها می باشند.