پیگیری ساعات کاری کارمندان یک فرایند ضروری است، چه با کارت های حضور و غیاب سنتی و چه با سیستم های بیومتریک و کارت های دسترسی مدرن! از کارمندان انتظار می رود که که ساعت های ورود و خروج خود را هنگام رسیدن به محل کار و نیز ترک آن، یادداشت کرده و نگهداری کنند.
در واقعیت، بیشتر کارکنان برگه ی حضور و غیاب خود را، دقیقا پیش از ترک محل کار و در پایان روز کاری، با عجله پر می کنند.
حتی گاهی ممکن است کارکنان، ساعات کاری خود را در پایان هفته و یا ماه ثبت کنند، درست قبل از این که برگه های حضور و غیاب خود را به واحد منابع انسانی تحویل دهند.
حضور و غیاب دستی، روحیه و بهره وری کارکنان را تحت تاثیر قرار می دهد.
پر کردن برگه ی حضور و غیاب در پایان روز کاری و یا در اخر هفته و ماه، فقط منجر به اشتباه، دستکاری برگه ها و اتفاقاتی از این قبیل می شود.
بدون یک سیستم حضور و غیاب قابل اطمینان، سازمان ها با مشکلاتی از جمله، عدم انطباق حضور کارکنان و ساعات کاری آن ها، خطاهای حقوق و دستمزد و غیره رو به رو خواهند شد. جایگرینی سیستم کاغذی و سنتی حضور و غیاب با نرم افزارهای حضور و غیاب، در صرفه جویی زمان، کاهش کارهای اداری، ثبت سوابق دقیق حضور و غیاب و از بین بردن بسیاری از مشکلات فرایند، به سازمان ها کمک می کند.
مدیریت حضور و غیاب چیست؟
فرایندی که با پیگیری ساعات کاری کارکنان، زمان ورود، زمان استراحت و ساعت خروج آن ها، مانع از تلف شدن وقت کارمندان می شود، مدیریت حضور و غیاب نامیده می شود. سازمان ها از روش های متنوعی از جمله کارت های ورود و خروج، سیستم های مدیریت حضور و غیاب خودکار و دستگاه های بیومتریک برای حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می کنند.
7 نشانه که سازمان شما به سیستم مدیریت حضور و غیاب نیاز دارد
تمام سازمان ها باید نظارت کنند که کارکنانشان چگونه زمان خود را می گذرانند، به ویژه وقتی که آن ها با مشتریان کار می کنند و یا خدماتی را براساس نرخ ساعتی ارائه می دهند. مدیریت حضور و غیاب نه تنها برای صدور صورت حساب مشتریان به درستی، بلکه برای کاهش زمان صرف شده توسط مدیرانِ منابع انسانی و کارکنان مالی در فعالیت های مدیریتی و مدیریت حضور و غیاب، ضروری است.
برای جلوگیری از فروپاشی سیستم مدیریت حضور و غیاب انلاین، سازمان ها باید به دنبال یک سری علامت هایی بگردند که نشان می دهد سیستم مدیریت حضور و غیاب سنتی و دستی آن ها دیگر کار نمی کند.
- هیچ شفافیتی در فرایند مدیریت حضور و غیاب کاغذی وجود ندارد.
- پیگیری حضور و غیاب سبب می شود کارکنان به حضور و غیاب دستی روی آورند. (برای فرار از نظم!!)
- کارمندان یا هر شخص دیگری می تواند داده های محرمانه حضور و غیاب را به راحتی تغییر دهد.
- سیستم حضور و غیاب کاغذی، فاقد برخی از ویژگی های مهم مانند تاییدات چند مرحله ای، تایید شماره تلفن همراه و ادغام بیومتریک است.
- راهی برای جلوگیری از تقلب مانند حضوری زدن دوستان به جای یکدیگر، وجود ندارد.
- اطلاعات کافی برای تصمیم گیری های تجاری آگاهانه وجود ندارد.
- کمبود نیرو و برنامه ریزی برای مشکلات به امری عادی مبدل شده است.
مزایای یک سیستم مدیریت حضور و غیاب ایده آل
مستقل از این که شما یک استارتاپ یا یک شرکت هستید، نرم افزار مدیریت حضور و غیاب می تواند یک تفاوت بسیار بزرگ در نحوه ی نظارت بر فرایند حضور و غیاب در سازمان شما ایجاد کند.
در ادامه 7 دلیل، که چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب ایده آل می تواند به نفع شرکت شما باشد، مطرح شده است. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب:
- می تواند گزارش های خاص و سفارشی و غنی از داده های بصری ایجاد کند.
- تصوری از زمان استراحت کارکنان و الگوهای تغییر را ارائه دهد.
- روی عملکرد سازمان تاثیر دارد.
- دقت و ثبات روی پردازش حضور و غیاب را تضمین می کند.
- بهره وری کارکنان را به میزان قابل توجهی بالا می برد.
- سیاست ها و مقررات سازمان را اجرا می کند.
- امکان تقلب و خطاهای دستی را از بین می برد.
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قوی انتخاب کنید
یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب عالی، دید کامل و 100 درصدی از ساعت های کاری کارکنان به شما می دهد، حضوری های از بین رفته را از بین می برد و نظارت بر حضور و غیاب را ساده تر می کند. ویژگی های موجود در سیستم حضور و غیاب، نقش بسزایی در ساده سازی و پیگیری حضور و غیاب دارد.
با این حال با استفاده از یکپارچگی منابع انسانی برای مدیریت سیستم حضور و غیاب، مشاغل می توانند فراوانی داده ها را حذف کرده، خطاهای دستی را کاهش داده و در وقت کارکنان ارزشمند صرفه جویی کنند.
آیا به دنبال بهترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان خود هستید؟
شرکت طلوع پردیس نماینده ی رسمی برند Virdi، ساخت کره ی جنوبی، در ایران شما را در این مسیر یاری می کند.
یکی از محصولات پرطرفدار برند virdi دستگاه UBio-X iris است که قابلیت شناسایی افراد از طریق عنبیه را دارد.
علاوه بر این با استفاده از کارت، اثر انگشت و کلمه عبور نیز امکان شناسایی کاربر در دستگاه تشخیص عنبیه ubio-x iris وجود دارد. تشخیص از طریق عنبیه سبب می شود که در صورت وجود ماسک هم، حضور و غیاب انجام شود و این یک ویژگی مهم و مثبت، به ویژه در دوران کرونا می باشد.
توانایی شناسایی عنبیه از فاصله ی نیم متری، سبب برتری این سیستم بر رقیبانش شده است. از طرفی با قطع شدن باطری و یا برق نگران از دست رفتن اطلاعات نباشید چرا که نگهداری از اطلاعات در حافظه داخلی، از مزایای این دستگاه است.
لازم به ذکر است دستگاه کنترل دسترسی و حضور و غیاب UBio – X Iris، امکان اتصال به انواع گیت کنترل تردد، راهبند پارکینگ، درب های اتوماتیک، و سایر تجهیزات امینتی و … را دارد.
برای اطلاعات بیشتر درباره این دستگاه و سایر دستگاه های حضور و غیاب با کارشناسان طلوع پردیس در ارتباط باشید.
