یک سیستم حضور وغیاب هوشمند به دنبال کردن ساعات کاری کارکنان و اطمینان از عدم تخلف در رعایت قوانین کمک می کند. همچنین در ساده سازی محاسبه ی حقوق و دستمزد بسیار موثر است. ما در ادامه ده ویژگی اصلی سیستم های حضور و غیاب را بررسی خواهیم کرد.
هنگام ایجاد یک محیط کاری دیجیتالی، یک بستر پیچیده برای مدیریت حضور و غیاب ضروری است. کشورها و مناطق مختلف دنیا همگی از قوانین منظمی برای ساعات کاری، پاداش و استراحت پیروی می کنند. یک سیستم مدیریت حضور غیاب دیجیتالی این جزئیات را دنبال می کند و روند حسابرسی را بسیار ساده تر می کند. بنابراین، اگر بدنبال سیستم مدیریت حضور و غیاب هستید، باید ویژگی هایی که در ادامه خواهیم گفت را مورد توجه قرار دهید.
سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟
هر راه حلی که به ثبت و دنبال کردن ساعات کاری کارکنان در یک شرکت کمک کند یک سیستم حضور و غیاب نامیده می شود. نکته ی جالب توجه این است که سیستم حضور غیاب، لزوما نباید یک ابزار دیجیتالی باشد، بلکه برگه های ثبت حضور و غیاب و یا صفحات گسترده بر پایه ی اکسل نیز، مدل های قدیمی سیستم های حضور و غیاب هستند.
از طرفی فناوری با سرعت بسیار زیادی در حال پیشرفت بوده و نیز شرکت ها به دنبال نیروی کار زیاد و پراکنده هستند، لذا ابزارهای ثبت حضور و غیاب باید با این نیازها مطابقت داشته باشد. این امر باعث ایجاد نرم افزار حضور و غیاب اختصاصی برای دنبال کردن زمان کاری کارکنان، از نرم افزارهای پیش فرض گرفته تا ابزارهای مبتنی بر ابر اطلاعات، با تجزیه و تحلیل های پیشرفته، شده است.
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب ابری(cloud)، مزایای مختلفی از جمله انعطاف پذیری، بهینه سازی هزینه و سهولت دسترسی به دستگاه ها و سیستم عامل ها را ارائه می دهد. در واقع چندین ویژگی این ابزارها را برای سازمان های مدرن ضروری می سازد.
ویژگی های ضروری سیستم مدیریت حضور غیاب کدام است؟
خواه شما یک سیستم مدیریت حضور و غیاب عادی و یا مبتنی بر ابر اطلاعات (Cloud) را انتخاب کنید، چهار ویژگی ای که در ادامه خواهیم گفت، پایه و اساس ردیابی زمان کارکنان را تشکیل می دهند.
1- زمان ورود و خروج
یکی از ضرورت های یک سیستم مدیریت حضور و غیاب این است که کارکنان بتوانند زمان ورود، زمان استراحت و ساعت خروج خود را، با استفاده ازچهره، اثرانگشت، کارت بدون تماس وکارت های مغناطیسی ثبت کنند. این شناسه ها، برای کاهش تخلف و تقلب در ورود و خروج، مفید هستند.
2- مدیریت مرخصی
مدیریت مرخصی یکی دیگر از زمینه هایی است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما، باید در آن نقش داشته باشد. یک روز از دست رفته نباید به صورت خودکار به عنوان “غایب” ثبت شود، در عوض، باید به کارمند اخطار داده شود که برای مرخصی اقدام کند یا هرگونه درخواست حضور ویژه (مانند نیم روز) را مطرح کند.
3- ادغام با حقوق و دستمزد
اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به حقوق و دستمزد مرتبط است، جبرانی بر اساس زمان حضور محاسبه می شود و با هرگونه مرخصی تأیید شده یا مرخصی با حقوق (PTO) هماهنگ می شود. به یاد داشته باشید، این فقط به معنی حقوق و دستمزد به ازای یک روز نیست، بلکه یک نرم افزار واقعاً مفید، برای محاسبات مرخصی های ساعتی و جزئی نیز میباشد.
4- گزارش نویسی
تهیه و نگهداری سوابق حضور کارکنان، یک مسئولیت کلیدی و مهم واحد منابع انسانی، در هر سازمان است. تهیه گزارش اولیه، مانند میزان ساعت ها، اضافه کارها، روزهای از دست رفته و غیره، باید در قالب گزارش قابل ارائه در دسترس باشد.
نکات مفید در سیستم های حضور و غیاب چیست؟
اکنون که از موارد ضروری برای مدیریت حضور و غیاب آگاه هستید، بیایید چند ویژگی مفید را بررسی کنیم که می تواند به کارکنان شما کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند و همچنین در وقت و تلاش ارزشمند شما صرفه جویی کنند.
5- حضور و غیاب بیومتریک
اگر شما تعداد زیادی پرسنل با ساعتهای ورود و خروج مشخص دارید، حضور و غیاب بیومتریک برای شما عالی است. برای مثال، یک مرکز تماس دارای شیفت کاری 9 ساعته، با بیش از 100 کارمند است. در این شرایط، استفاده از فناوری بیومتریک با استفاده از اثر انگشت کارمند یا سایر اطلاعات شخصی (تشخیص چهره، عنبیه و…)، برای مجوز حضور، خطر تخلف و تقلب را از بین می برد.
6- هشدار نسبت به ساعت ورود از دست رفته
بارها اتفاق افتاده است که کارمندان، به دلیل عجله برای ترک محل کار و یا بعد از زمان استراحت، فراموش کرده اند که زمان خروج و ورود خود را ثبت کنند. ادغام تقویم به ویژه برای تیم های از راه دور مناسب است که می توانید حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک به سادگی بررسی کنید.
7- همگام سازی با تقویم ها
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب می تواند با تقویم های دیجیتال، مانند تقویم گوگل، outlook و مانند این ها همگام سازی شود. همگام سازی با تقویم ها به طور خاص برای تیم های دورکار است که شما میتوانید به سادگی حضور و غیاب یک فرد را با تقویم به اشتراک گذاشته شده، بررسی کنید.
ویژگی هایی که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما را از هم جدا می کند
علاوه بر ضرورت ها و فواید، قابلیت های در حال ظهور مانند ابر اطلاعات، خدمات شخصی، تجزیه و تحلیل و پشتیبانی عملکرد کارکنان در مجموعه های بزرگ، می تواند به بهینه سازی عملکرد و ساده سازی وظایف منابع انسانی کمک کند.
8- پشتیبانی ابر اطلاعات و تلفن همراه
یک سیستم مدیریت حضور غیاب مبتنی بر ابر اطلاعات (سیستم cloud) از هر دستگاهی به طور گسترده قابل دسترسی است. این فرایند، مستلزم یکپارچه سازی با مرورگر است، به این معنی که سیستم را می توان بدون نصب برنامه باز کرد. همچنین، یک پلتفرم تلفن همراه می تواند به افزایش تعداد کارکنان و بهره وری کارکنان از راه دور کمک کند و امکان حضور و غیاب دقیق، از هر مکان را فراهم کند.
9- شخصی سازی خدمات
خدمات شخصی، سیستم مدیریت حضور و غیاب شما را تغییر می دهد. کارمندان شما دیگر نیازی به حضور در در ورودی دفتر ندارند. در عوض، آن ها می توانند پشت میز خود بنشینند (در محل یا از راه دور) و با استفاده از یک برنامه وارد سیستم شوند.
10- تجزیه و تحلیل پیشرفته
سیستم های مدیریت حضور و غیاب که دارای تجزیه و تحلیل پیشرفته هستند، دید دقیقی را درباره ی الگوهای حضور ارائه می دهند و کسانی را که اغلب در وقت اضافه کار می کنند را برجسته می کند. رفتارهایی از این قبیل را می توان به درستی یادداشت و اصلاح کرد و سطح بهره وری مطلوب را در شرکت حفظ کرد.
منبع: hrtechnologist
